La necesidad de deshacerse de documentos que han perdido su utilidad se presenta frecuentemente en las empresas de distintos tipos, sin embargo, este procedimiento requiere de compromiso y responsabilidad cuando los mismos contienen información sensible relacionada con datos personales, financieros y legales.
Eliminar cierto tipo de documentación, requiere del trabajo de profesionales expertos en la destruccion confidencial de documentos que den cumplimiento a la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos y cualquier otra que lo regule, evitando a las empresas el dolor de cabeza de tener gastos innecesarios por las sanciones que estas pueden acarrear.
Una acción con un objetivo clave: Proteger
El objetivo de la destrucción confidencial de documentos es la protección de los datos personales, financieros y legales de las personas o entidades de carácter institucional, eliminando los mismos de los formatos digitales o en papel, para que no queden almacenados indefinidamente ni sean usados de forma fraudulenta.
Eliminar la acumulación de papeles y documentación así como la problemática que esta genera en las organizaciones debe garantizar la protección de los datos propios y ajenos que contienen, haciendo necesario que todo el proceso de destrucción se haga de manera correcta, apegada a las normas y leyes que la estipulan.
Destrucción confidencial de documentos, una necesidad empresarial regulada
La acumulación de papeles y todo tipo de documentación suele abarrotar los espacios donde funcionan las organizaciones, saturando los elementos y dispositivos que las contienen, y generando con gran facilidad problemas en su uso funcional, evitando el archivado ordenado, eficiente y eficaz.
Para deshacerte de los archivos antiguos y demás materiales con información sensible que ya no son de utilidad ni requieren ser preservados, es necesario contratar con profesionales que brinden un servicio experto en la destrucción confidencial de documentos y se encarguen de llevar estos hasta su disposición final.
La necesidad de apoyarse en los servicios especializados en destrucción confidencial de documentos y empresas de gestion de residuos que realizan estas tareas de manera certificada, segura, rápida y económica es creciente, sobre todo para lograr el aprovechamiento efectivo de los espacios y elementos usados para el almacenamiento de documentos y papeles.
No se trata solo de deshacerse de ellos, sino de hacerlo estrictamente apegados a las regulaciones de las leyes que lo permiten, lo que exige que las empresas que se encarguen, lo hagan con extremado orden y responsabilidad, cumpliendo con los protocolos y procedimientos dictados por la ley, enfocados en la protección de la información sensible que contiene los papeles para evitar que sea usada de forma fraudulenta.
Una tarea llena de procedimientos y certificaciones
Cuando se trata del proceso de destrucción confidencial de documentos hay procedimientos y especificaciones que se deben cumplir:
- Eliminación de documentos físicos y digitales, evitando que queden rastros de los mismos, manejados con confiabilidad y discreción.
- Tamaño específico de las partículas producto de la trituración, para aumentar su seguridad, eliminando cualquier posibilidad de que estos sean reconstruidos.
- Disposición en contenedores de seguridad sellados y numerados, evitando la extracción de los mismos o el acceso a ellos luego de ser retirados de la organización para ser destruidos.
- Gestión de los residuos, llevando a un lugar seguro o reciclando los residuos resultantes de todo el proceso.
- Certificación, a través de los distintos certificados exigidos por la ley y sus normativas que reflejan el compromiso de la organización en el cumplimiento de las mismas.
