carrera de administrativo

Prepararte para una carrera de administrativo

Tener bien definido a qué quieres dedicarte para desarrollar una carrera profesional no es una tarea sencilla, ya que existen múltiples opciones en un mercado donde cada vez son más las ideas, responsabilidades y tareas que surgen, sin dejar de lado todo el nuevo campo que ha abierto las nuevas tecnologías. 

No obstante, prepararse para desarrollar una carrera de administrativo puede significar una gran estabilidad laboral y financiera, al tiempo que aportarás un apoyo útil y definido a una empresa, compañía o institución, tanto pública como privada. 

Es por ello que hacer trabajos administrativos parte de reconocer el puesto y la función que vas a desarrollar dentro de una empresa. Así como tener claro el tipo de trabajo, las responsabilidades y actividades que requiere el puesto para el que serás contratado.

A continuación vamos a describir las funciones u objetivos que cumple un empleado administrativo. Lo haremos con un ejemplo: 

Una oficina está interesada en contar con un trabajador confiable y con experiencia para apoyar con las tareas generales. Algunas de estas incluyen: 

  • Responder llamadas y correos electrónicos, 
  • Copiar o escanear documentos, así como también archivarlos y llevar un control de los mismos 
  • Realizar cualquier otro tipo de funciones adicionales relacionadas con el cargo, según sea necesario. 

Esta persona además de ser competente y con un alto nivel de responsabilidad y organización, debe ser agradable al trato, cortés, amistosa y tener la mejor disposición ante sus compañeros de trabajo y público, de acuerdo a cada caso. 

Las responsabilidad de un trabajador administrativo

Las responsabilidades de un trabajador administrativo dependerá de la organización o empresa al cual pertenezca, pero igualmente se pueden describir algunas en términos generales. 

  • Apoyar en la preparación de memorandos y en la redacción y envío de correos electrónicos.
  • Trabajar en informes presupuestarios del departamento, así como generar informes sobre el mismo.
  • Recibir a clientes y visitantes de forma cordial y amigable. 
  • Mantener en orden el sistema de archivos de la empresa. Optimizar el uso y gasto de materiales y tener a la mano toda la información principal, según lo necesiten los directivos de la empresa o compañía.
  • Procesar papeleo y pagos a proveedores. Pagar facturas.

Clasificaciones de un empleo administrativo

Cuando las empresas buscan un trabajador para cumplir funciones administrativas, pesan en el currículum algunas características, como lo son: 

  • Haber trabajado en puestos similares. Es decir, tener por lo menos un par de años de experiencia.
  • Tener un diploma de escuela secundaria, como mínimo.
  • Tener habilidades en manejo de oficinas y atención al cliente.
  • Contar con habilidades de expresión oral y escrita.
  • Capacidad para desempeñar múltiples tareas y además, saber trabajar bajo ambientes de presión y estrés. 
  • Capacidad para toma de decisiones, así como también trabajar bien bajo supervisión
  • Contar con referencia de confiabilidad, responsabilidad y formalidad, demostrables. 

Aunque serán capaces de ejercer el trabajo de una secretaria, su nivel de responsabilidad es un mayor, ya que podrán participar en la coordinación y organización de conferencias, reuniones de altos ejecutivos, trabajar en tareas contables y, de acuerdo a los niveles de crecimiento profesional dentro de la empresa, podrá estar en la capacidad de gestionar presupuestos. 

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